南京中医药大学经济合同管理办法（修订）（南中医大招投标字【2022】1号）

南京中医药大学经济合同管理办法（修订）

第一章总  则

第一条为进一步加强依法治校工作，规范学校经济行为，维护学校合法权益，防范各类财务风险，促进学校各项事业健康持续发展，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所指的经济合同是指以南京中医药大学名义与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间，为实现一定经济目的，设立、变更、终止经济权利义务关系的协议。不包括技术合同、劳动人事合同、捐赠赞助合同、中外合作办学合同以及其他校级层面的合作合同。

第三条 本办法所称经济合同管理，是指依据国家法律法规和学校内部合同管理制度体系，对合同的起草、审批、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、备案归档等行为的规范管理。

第四条经济合同管理必须遵守法律法规，遵循防范风险、责权利相统一的原则，以维护学校整体利益。

第五条经济合同管理实行“授权审批、归口管理、统一审核、管办分离”的工作机制。

第六条 经济合同统一以“南京中医药大学”名义对外签订，任何单位和个人不得擅自以二级学院、部门名义签订。

第二章经济合同管理主体和职责

第七条经济合同管理主体包括经济合同承办部门（包括科研项目经费负责人）、归口管理部门、审核部门和财务管理监督部门，各部门按照权责管理合同，分工协作，共同维护学校的合法权益。各部门均应重视合同管理，强化合同风险管控，办理合同相关业务时，应指定本部门人员具体负责，不得由非本校职工代办。

第八条经济合同承办部门是经济合同的第一责任人，负责经济合同文本的起草、送审、报批及履行工作，对合同的真实性、可行性、合法性、合理性负责。主要职责包括：

（1）落实经济合同项目经费；

（2）审查经济合同对方的主体资质资格、履约能力等，要求对方提供相关证明材料；

（3）起草经济合同初稿，确定质量或服务要求、验收标准、付款条件、质保期、违约责任、解决争议的办法等；

（4）根据“授权审批”的原则履行经济合同送审、报批手续，负责落实经济合同审核过程中提出的修改意见；

（5）依约履行合同，及时解决履行中出现的问题。遇有经济合同变更、解除等重大事项，按审批权限进行报批；

（6）组织处理涉及诉讼或仲裁等法律程序的经济合同纠纷；

（7）定期向合同审核部门报送合同履行情况；

（8）完成其他有关经济合同的事务。

第九条经济合同归口管理部门是根据经济合同所涉项目种类对合同进行管理的部门。

（一）主要职责包括：

（1）审核经济合同的必要性、可行性、合法性、合理性以及立项、招标采购等相关手续；

（2）指导承办部门经济合同的起草；

（3）检查、指导经济合同的履行；

（4）参与审议经济合同的变更、解除和纠纷处理。

（二）各归口管理部门管理的经济合同所属项目种类如下：

（1）国有资产与实验室管理处：教学科研仪器设备和实验耗材、办公设备和办公用品、空调、家具等货物采购，固定资产处置、外贸代理、仪器设备、办公设备、空调、家具的维修维保等服务采购。

（2）后勤管理处：房产修缮或装修改造、绿化景观施工、道路管网维修等工程采购，以及相关的工程监理、设计、咨询等服务采购，农副产品、医疗设备、药品和医疗耗材、生活服务类设施设备等货物采购，生活服务类设施设备的维修维保、物业管理、绿化管养、后勤服务场地对外租赁等服务采购。

（3）基本建设处：建筑和道路的新建、改建、扩建、恢复等基本建设工程采购，以及相关的工程规划、设计、勘探、监理等服务采购和工程设备设施、工程材料等货物采购。

（4）网络管理与信息化办公室：网络工程、管理信息系统（软件）等与信息化相关工程、货物和服务采购。

（5）审计处：各类审计服务采购。

若经济合同所涉项目无归口管理部门，则由合同承办部门按本办法规定权责管理合同。

第十条招投标管理服务中心是学校授权进行经济合同统一审核、登记管理的职能部门。主要职责包括：

（1）建立健全经济合同管理规章制度，加强经济合同内部控制管理；

（2）负责经济合同制式模板的制订修订；

（3）负责经济合同文本合法合规性、完整性的审核和相关法律法规的咨询；

（4）聘请专业法律顾问审核重要经济合同；

（5）负责“南京中医药大学经济合同专用章”的管理；

（6）负责经济合同的建档和归档；

（7）参与处理涉及诉讼和仲裁等法律程序的经济合同纠纷，审核经济合同的变更、解除。

第十一条财务处是负责对经济合同所涉项目的资金进行财务管理监督的职能部门。主要职责为：审批经济合同所涉项目的预算，审核经济合同中的款项结算条款，按照合同约定进行款项的收付。

第三章经济合同签订范围和起点标准

第十二条根据经济合同涉及的项目种类，签订经济合同起点标准如下：

（一）货物类经济合同起点标准为5万元。包括：各部门未通过学校物资采购平台购买的仪器设备、试剂、耗材、办公用品、家具、图书、软件、数据库、药品、农副产品等商品。在学校物资采购平台采购的商品，不需签署合同。

（二）服务类经济合同起点标准为5万元。包括：与学校基本建设施工安装及房屋修缮或装修改造等相关的工程规划、设计、勘探、监理等服务，各类审计、加工、测试、检验、计量、运输、保管、物业管理、绿化管养、保洁、保安、设施设备维修维保、各类委托代理、软件设计研发、广告宣传、设计制作、出版、印刷、资产处置等服务。

（三）工程类经济合同起点标准为10万元。包括：学校基本建设施工、安装，学校房屋及附属设施、公共设施、园林绿化的修缮或装修改造，消防或监控设施建设，网络信息化建设等工程。

（四）资产有偿使用和存贷款均须签订合同。包括仪器设备、场地或不动产租赁，向银行等金融机构办理贷款或大额存款。

（五）经济合同签订起点标准以下的项目，承办部门若因工作实际需要签订合同的，按本办法规定执行。

第四章经济合同的审批和签订程序

第十三条经济合同的起草

（一）经济合同承办部门根据具体项目起草经济合同初稿，原则上应使用招投标管理服务中心发布的经济合同示范文本或者国家有关部门统一制订的示范文本，准确完整地表述合同内容。合同内容应包括法律、法规规定的必要条款，包括当事人的名称（姓名）和住所，标的及其数量、质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。解决争议的方法优先协商解决，协商后仍无法解决的，原则上应当选择学校住所地或所在地诉讼。没有示范文本的，合同承办部门可参考示范文本自行起草。

（二）通过归口管理部门或招投标管理服务中心采购的项目，合同承办部门还须确保合同实质性内容与采购文件、成交供应商响应文件相一致。

（三）原则上，经济合同相对方确定后20天内，相对方履行责任义务之前，合同承办部门应完成经济合同起草并报请审核，避免倒签合同。

第十四条经济合同的审核

（一）经济合同承办部门应将经济合同初稿和相关材料一起向招投标管理服务中心报请合同审核，相关材料包括：

（1）属于通过招投标管理服务中心采购的项目，应提供立项材料（校级相关决策会议纪要等）、采购文件、成交供应商响应文件、成交结果等。

（2）属于通过归口管理部门采购的项目，应提供立项材料、归口管理部门采购文件、成交供应商响应文件、成交结果等。

（3）属于自行采购的项目，应提供谈判记录、成交供应商资质文件、成交结果等。

（4）经招投标管理服务中心复核认为需要提交的其他资料。

招标采购文件中需列明合同条款格式的，承办部门应在编制招标采购文件过程中，将包含合同条款格式的招标采购文件同时报送招投标管理服务中心审核。

（二）招投标管理服务中心收到合同后，应按时间顺序进行编号登记，建立合同台账，由对应的归口管理部门和财务处审核相应业务条款，招投标管理服务中心汇总并审核定稿。

第十五条经济合同的签字用印

经济合同定稿后，承办部门应及时办理合同的签字盖章。承办部门收到成交供应商签字盖章的合同，与审核定稿的合同复核无误，并确认成交供应商已按约缴纳履约保证金后，报学校归口管理部门负责人或合同项目所属经费负责人进行合同签字，再报招投标管理服务中心复核，招投标管理服务中心复核无异议后，在合同上加盖“南京中医药大学经济合同专用章”。

第十六条合同金额较大（超过500万）、合同期限较长（超过三年）或合同主体关系复杂（合同主体三方及以上）的合同视为重要经济合同，应经学校法律顾问审核把关，或参与经济合同的谈判与拟定，以确保学校权益得到法律保护。必要时提请校长办公会审定。

第十七条严禁将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第十八条合同正式文本至少一式肆份，除合同相对方持有一份外，招投标管理服务中心归档一份，承办部门存档一份，另一份由承办部门向财务处提交付款申请时使用。

第十九条通过政府指定采购平台采购物品的各类经济合同，政府采购相关办法另有规定的，从其规定办理。

第五章经济合同的履行、变更和解除

第二十条合同签订生效后即具有法律效力，合同双方均应遵循诚实信用原则，严格履行合同义务。

第二十一条合同承办部门和业务归口管理部门必须按合同约定条款组织实施，督促合同相对方积极履行合同，并对合同执行情况进行监督检查，按合同约定和学校相关规定进行验收，以确保合同全面履行。同时，合同承办部门应及时整理、妥善保管合同履行中的各类书面文件、信息资料等，并定期将合同履行情况报送招投标管理服务中心。

第二十二条在合同履行过程中，财务处根据经济合同付款方式的约定及相关部门的付款审批单办理经济合同资金结算。对具有下列情形的业务，财务处有权拒绝付款：

（一）收款单位与合同主体名称不一致的；

（二）与合同约定付款进度、金额不一致的；

（三）法律法规和财务处内部控制制度规定的其他情形。

第二十三条合同签订生效后，原则上不得任意变更或解除。合同履行过程中，出现下列需要签订补充合同或解除合同情形的，合同承办部门应按“第四章 经济合同的审批和签订程序”规定流程（其中立项材料为合同所涉项目立项审批的同级别决策会议纪要）报相关部门审核后办理签订。变更或解除合同的文本与原合同具有同等法律效力。

（一）合同签订的基础条件如法律依据、政策基础、立项依据或预算构成等已经发生变化足以影响合同履行的；

（二）要求变更合同主体或合同条款的；

（三）发生不可抗力因素且明显影响合同履行的；

（四）合同当事人违反合同约定或有足够证据表明其可能存在违约行为的。

第二十四条经济合同履行过程中出现争议时，合同承办部门应积极与合同相对方沟通协商解决。经协商无法解决的，应当及时向业务归口管理部门、招投标管理服务中心、分管校领导报告并提出处理方案，按照合同约定和法律规定以诉讼或仲裁方式解决。业务归口管理部门和招投标管理服务中心参与指导处理方案的制定，处理方案涉及诉讼或仲裁的应由合同承办部门报送校长办公会审批。必要时应请学校法律顾问提前介入。

第六章经济合同资料的归档

第二十五条 经济合同谈判、签订、履行至终结的全周期内双方互致的信件、传真、电子数据、电子邮件和经济合同正本等资料，是确定双方权利义务的重要凭证，合同承办部门应收集、整理和妥善保存，同时应建立本部门合同台账，准确登记合同信息，按学校档案管理规定和本办法规定报送相关部门存档。

第二十六条招投标管理服务中心应及时按学校档案管理规定将经济合同正本报送至档案馆存档。

第二十七条 各部门和人员应当加强合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同在签订和履行过程中涉及的国家秘密、商业秘密和工作秘密。

第七章经济合同专用章的管理

第二十八条 各类经济合同统一使用“南京中医药大学经济合同专用章”，经济合同专用章由招投标管理服务中心管理。

第二十九条招投标管理服务中心应指定专人负责保管和使用。未经批准，不得私自将经济合同专用章交与他人保管和使用，不得擅自出借，不得私自携带外出。

第三十条 招投标管理服务中心应严格按本办法规定的程序和范围使用经济合同专用章。

第八章责任追究

第三十一条在经济合同签订和履行过程中有下列情形之一的，有关部门应及时采取补救措施。学校将视其情节轻重，按相关规定追究相关责任人的行政责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，移交国家司法机关处理。

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授予权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（五）丢失或者擅自更改、销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）以欺诈、胁迫手段订立合同或与他人恶意串通订立合同，损害学校利益的；

（七）故意或因重大过失泄露国家秘密、商业秘密或工作秘密的；

（八）发生合同纠纷未及时处理、上报，或者擅自放弃权利，消极应对或不及时提供必要支持的；

（九）其他违反法律法规、学校合同管理等相关规定的行为。

第三十二条任何单位和个人对学校经济合同管理活动中的违规、违法行为有权检举和投诉。

第九章附  则

第三十三条本办法由南京中医药大学招投标管理服务中心负责解释。未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规、政策性文件相关规定和学校相关管理规定执行。如遇前述规定调整，则按其调整后的规定执行。

第三十四条本办法所称“以上”含本数，“以下”、“超过”不含本数。

第三十五条本办法自校长办公会批准通过之日起实施。《南京中医药大学经济合同管理办法（修订）》（南中医大字〔2016〕21号）、《关于进一步规范经济合同审签工作的通知》（南中医大审字〔2017〕3号）、《南京中医药大学经济合同管理办法补充规定》（南中医大审字〔2018〕1号）同时废止。以往规定有与本办法不一致的，以本办法为准。

附表：

南京中医药大学经济合同审签表